Utbildning inför en ny digital arbetsrutin behöver utgå från hur medarbetarnas arbete förändras. Kombinera instruktioner om själva systemet med kunskap om arbetsmiljö, kontaktvägar och hur problem rapporteras. Arbetsgivaren behöver också undersöka och bedöma riskerna med den planerade förändringen.
Börja med arbetsdagen, inte kurskatalogen
En systemleverantör kan förklara var du klickar, men den genomgången visar inte alltid hur det nya arbetssättet påverkar arbetsdagen. Kartlägg vilka uppgifter som flyttas, vilka avbrott som uppstår och hur mycket tid som behövs för inlärning. Fråga också vad som händer när systemet inte fungerar eller en uppgift hamnar hos fel person.
Ta med personer som arbetar vid olika tider och med olika typer av ärenden. Den som bara ser en demonstration kan missa moment som förekommer vid hög belastning. Medarbetarnas erfarenheter ger underlag för planeringen; de ersätter inte arbetsgivarens riskbedömning eller beslut om hur arbetet ska organiseras.
Skilj tre typer av kunskap
Systemkunskap handlar om funktioner, behörigheter och arbetsgång. Lokal arbetsinstruktion beskriver vem som gör vad i er verksamhet och vilken hjälp som finns. Arbetsmiljökunskap hjälper medarbetaren förstå medverkan, risker och rapportering. En kurs kan ge en gemensam grund, men behöver ofta kompletteras med de två andra delarna.
AFS 2023:1 kräver att arbetsgivaren ser till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och dess risker. När en förändring planeras ska arbetsgivaren undersöka och bedöma om den medför arbetsmiljörisker. Riskbedömningen ska dokumenteras skriftligt. Det är dessa behov du bör koppla utbildningsplanen till, inte enbart ett datum för systemstart.
Gör en plan för olika personalgrupper
Beskriv vilka arbetsmoment varje grupp ska klara efter utbildningen. Ett användbart mål kan vara att registrera ett ärende, hantera ett avbrott och veta vart en arbetsmiljöfråga ska lämnas. Undvik mål som bara säger att alla ska ha sett en film. Genomförande och förmåga att använda kunskapen är olika saker.
Exempel: En administration inför en gemensam digital ärendekö. Vissa medarbetare tar emot ärenden, andra bedömer dem och en tredje grupp följer upp. Planera en gemensam genomgång av ansvar och rapportering, men ge grupperna skilda övningar för sina faktiska moment. Beskriv också hur de får stöd under den första perioden. Exemplet är illustrativt.
Kontrollfrågor före utbildningsstart
- Vilka arbetsmoment ändras och vilka personer berörs?
- Vilka risker behöver utbildningen hjälpa deltagarna att förstå?
- Finns tid avsatt för genomgång och praktisk övning?
- Kan deltagarna ta del av materialet utifrån sina förutsättningar?
- Vem svarar på systemfrågor respektive arbetsmiljöfrågor?
- Hur hanteras avvikelser när ordinarie stödperson är borta?
- När kontrollerar ni hur arbetet faktiskt fungerar?
Kontrollfrågorna är ett rekommenderat arbetssätt, inte en obligatorisk kursmall. Om svar saknas behöver beställaren ta reda på dem innan utbildningen bedöms som tillräcklig. En generell webbutbildning kan inte beskriva funktionerna i ert specifika system eller avgöra vilka lokala befogenheter en medarbetare har.
Välj en gemensam grund och komplettera lokalt
För medarbetare som behöver förstå arbetsmiljöarbetets grunder finns webbutbildningen Arbetsmiljö för medarbetare hos Kompetensutveckla. Kontrollera det aktuella kursinnehållet mot de kunskapsbehov ni har identifierat. Utgå inte från att samma utbildning täcker chefernas, skyddsombudens och användarnas alla uppgifter.
Om medarbetare samtidigt byter avdelning kan du även använda vår vägledning om ny introduktion vid intern förflyttning. Den frågan rör fler förändringar än ett digitalt verktyg och behöver bedömas separat.
Följ upp efter att systemet används
Fråga vilka moment som tar oväntat lång tid, vilken hjälp som efterfrågas och om samma fel återkommer. Följ upp tillsammans med berörda medarbetare. Bestäm vem som justerar instruktionerna och vilka frågor som kräver en förändring av arbetets organisering.
Om problemen beror på otillräcklig bemanning, otydliga prioriteringar eller systemets utformning räcker det inte alltid att beställa en ny kurs. Utbildning är en möjlig åtgärd bland flera. Bedöm orsaken och kontrollera sedan om den valda åtgärden faktiskt gör arbetet mer begripligt och hanterbart.
Gör även skillnad mellan tillfälligt stöd under införandet och den hjälp som finns kvar efteråt. Den som inte arbetar på premiärdagen behöver få samma möjlighet att lära sig. Spara därför en tydlig arbetsgång och ange vem som håller den aktuell. Be deltagarna beskriva en egen arbetsuppgift med det nya systemet, så att ni upptäcker om genomgången bara täcker det vanligaste exemplet.
Källor och avsändare
Kontrollerat den 10 oktober 2026: Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete, aktuell digital föreskrift, särskilt 10 § om kunskaper och 11 § om riskbedömning inför förändringar. Planeringsråden och exemplen är redaktionella råd från AB Kompetensutveckla.
Foto: Derek Coleman / Unsplash. Används enligt Unsplashs bildlicens.